Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zur Wahrung berechtigter Interessen dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Speicherdauer richtet sich dabei nach den Vorgaben unseres Hosters Vercel: Laufzeitprotokolle werden dort nach Angaben des Anbieters innerhalb eines Tages gelöscht. Protokolle einzelner Bereitstellungsvorgänge (Build-Logs) enthalten keine Besucherdaten und sind an das jeweilige Deployment gebunden.

Für die Nutzung von HeilpraxisOS ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Praxisname und Anschrift
• Optionale Angaben: Telefonnummer, Website

Die Authentifizierung erfolgt über den Dienst Clerk (clerk.com). Clerk verarbeitet Anmeldedaten gemäß eigener Datenschutzbestimmungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

HeilpraxisOS verarbeitet im Auftrag des Praxisbetreibers besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten). Dies umfasst:

• Anamnesedaten (Fragebögen, Vorerkrankungen, Beschwerden)
• Behandlungsdokumentation (Befunde, Maßnahmen, Verläufe)
• Patientenstammdaten

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung) in Verbindung mit der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Der Praxisbetreiber ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Patientendaten. Coding Brothers UG handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

HeilpraxisOS bietet KI-gestützte Assistenzfunktionen (Zusammenfassungen, Dokumentationsentwürfe, Plausibilitätschecks). Dabei gilt:

• Die KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und werden erst nach ausdrücklicher Aktivierung (Opt-in) durch den Praxisinhaber genutzt (Einstellungen → KI & Datenschutz); die Aktivierung ist jederzeit widerrufbar
• KI-Anfragen werden an Anthropic PBC (Claude, primär) bzw. OpenAI LLC (Ausweichanbieter) übermittelt. Beide Anbieter verarbeiten die Anfragen in den Vereinigten Staaten; mit beiden bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements) inkl. EU-Standardvertragsklauseln
• Übermittelte Inhalte werden von den Anbietern nicht zum Training von KI-Modellen verwendet
• Übermittelt wird nur der fachliche Inhalt, nicht die vollständige Akte. Jede KI-Funktion mit Patientenbezug ersetzt Vor- und Nachnamen der Patientin bzw. des Patienten vor der Übertragung durch einen Platzhalter, auch in Freitexten, und entfernt dort E-Mail-Adressen, Telefonnummern und als solche gekennzeichnete Geburtsdaten; der Name wird erst nach der Antwort in HeilpraxisOS wieder eingesetzt. Felder eines Fragebogens, die die Person unmittelbar identifizieren (etwa Name, Anschrift, Geburtsdatum), werden nicht übermittelt
• Grenzen: Nicht erkannt werden Spitznamen, abweichende Schreibweisen und andere Angaben zur Person, etwa Namen von Angehörigen oder Ärztinnen und Ärzten — in Freitexte gehört nur, was für die Funktion nötig ist
• KI-Ausgaben werden als Entwürfe gekennzeichnet und erfordern explizite Bestätigung
• Alle KI-Nutzungen werden intern protokolliert (ohne Patientenklardaten und ohne generierte Texte)
• Die KI stellt keine Diagnosen und gibt keine Therapieempfehlungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit der ausdrücklichen Aktivierung der KI-Funktionen durch den Praxisbetreiber (Opt-in). Zweck ist ausschließlich die Unterstützung bei Strukturierung und Formulierung von Dokumentation und Kommunikation.

Hilfe-Chat

Der Hilfe-Chat auf der Website und in der Anwendung beantwortet Fragen zur Bedienung von HeilpraxisOS. Zweck ist allein der Produktsupport. Dafür werden die Frage und die letzten Beiträge des Chats an dieselben KI-Anbieter übermittelt (Anthropic bzw. OpenAI, Verarbeitung in den Vereinigten Staaten, siehe oben). Vor der Übermittlung werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Geburtsdaten, Anschriften und Namen nach „Frau“ oder „Herr“ entfernt; andere Namen werden nicht erkannt, deshalb gehören keine Patientendaten in den Chat. Bei angemeldeten Nutzerinnen und Nutzern geht zusätzlich ein Praxiskontext ohne Patientendaten mit (Tarif, Zahl der Patienten und Rechnungen, Stand der Einrichtung). Hat die Praxis die KI-Funktionen ausgeschaltet, wird nichts an die Anbieter übermittelt; der Chat nennt dann passende Hilfe-Artikel.

Der Chatverlauf wird nicht gespeichert. Erst wenn ihn eine angemeldete Person ausdrücklich an den Support schickt, wird der bereinigte Verlauf in HeilpraxisOS abgelegt und per E-Mail an unser Support-Postfach gesendet. Rechtsgrundlage ist bei angemeldeten Praxen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), bei Besucherinnen und Besuchern der Website Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Fragen zu unserem Angebot).

Diktierfunktion und Gesprächsdokumentation

Für Diktate und die Dokumentation von Behandlungsgesprächen wird die Aufnahme zur Umwandlung in Text an einen Transkriptionsdienst in einer EU-Region übermittelt (Microsoft Azure AI Speech, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die frühere Diktierfunktion über die Spracherkennung des Browsers, bei der die Verarbeitung je nach Browser außerhalb der EU stattfinden konnte, wird dadurch abgelöst. Beim Diktat endet die Verarbeitung mit der Transkription.

Bei der Gesprächsdokumentation folgt ein zweiter Schritt: Die Mitschrift wird an den eingestellten KI-Anbieter (Anthropic bzw. OpenAI, Verarbeitung in den Vereinigten Staaten, siehe oben) übermittelt, der sie in die Felder einer Behandlungsnotiz ordnet. Vor der Übermittlung werden Vor- und Nachname der Patientin bzw. des Patienten in der Mitschrift durch einen Platzhalter ersetzt und nach der Antwort wieder eingesetzt; E-Mail-Adressen, Telefonnummern und gekennzeichnete Geburtsdaten werden entfernt. Der übrige Wortlaut des Gesprächs wird unverändert übermittelt; andere Namen oder Spitznamen, die im Gespräch fallen, werden nicht erkannt.

Weder die Aufnahme noch die Mitschrift werden gespeichert: Die Aufnahme besteht nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher, die Mitschrift bleibt im Browserfenster der Behandlerin bzw. des Behandlers. In die Patientenakte gelangt allein der Text, der ausdrücklich übernommen wird. Eine Aufnahme ist nur mit Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten möglich. Die Praxis dokumentiert sie vor der ersten Aufnahme in der Patientenakte — mit Textfassung, Art der Erteilung und dokumentierender Person; sie ist jederzeit widerrufbar. Steht kein EU-Transkriptionsdienst zur Verfügung, ist die Funktion nicht verfügbar; ein Ausweichen auf einen Transkriptionsdienst außerhalb der EU findet nicht statt.

Patienten können über ein Portal auf freigegebene Daten zugreifen. Der Zugang erfolgt über persönliche Anmeldelinks, die 7 Tage gültig und nur einmal verwendbar sind; die Anmeldung im Portal bleibt danach bis zu 30 Tage bestehen. Im Portal sichtbar sind — je nachdem, welchen Umfang die Praxis anbietet — ausschließlich:

• eigene Termine, mit der Möglichkeit zur Absage
• von der Praxis zugewiesene Fragebögen und die eigenen Antworten
• eigene Einwilligungen, mit der Möglichkeit zum Widerruf
• eigene Rechnungen
• von der Praxis freigegebene Dokumente
• Nachrichten zwischen Patientin bzw. Patient und Praxis
• das eigene Symptomtagebuch
• von der Praxis freigegebene Therapiepläne
• von der Praxis freigegebene Wissensartikel
• der Zugang zur Videosprechstunde eines Termins

Interne Notizen, KI-Entwürfe und Behandlungsdokumentation sind im Portal nicht einsehbar, sofern nicht explizit freigegeben.

Auf unserer Website ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Transaktionale E-Mails (Resend)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (Terminbestätigungen und -erinnerungen, Rechnungen, Mahnungen, Portal-Links) nutzen wir den Dienst Resend (resend.com). Dabei werden E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt an Resend übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist geschlossen.

Verarbeitungsort: Der Versand erfolgt über die EU-Region Irland. Die Speicherung der E-Mail-Inhalte und der Versandprotokolle findet nach Angaben des Anbieters jedoch in den Vereinigten Staaten statt; die Regionswahl steuert nur den Versandweg, nicht den Speicherort. Die Aufbewahrung beträgt dort 30 Tage, Sicherungskopien 7 Tage. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Informations- und Kampagnen-E-Mails (Brevo) — geplant

Für Produktneuigkeiten und Hinweise auf neue Funktionen an Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber ist der Einsatz von Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) vorgesehen. Übermittelt werden dabei ausschließlich E-Mail-Adresse, Vorname, Praxisname, gebuchter Tarif, Aktivierungsstand und das Datum der Einwilligung. Patientendaten und Umsatzzahlen werden nicht übermittelt. Die Daten werden nach Angaben des Anbieters auf Servern in Frankreich, Belgien und Deutschland verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); die Abmeldung ist über den Link in jeder E-Mail jederzeit möglich. Die Funktion ist derzeit noch nicht in Betrieb — es werden bislang keine Daten an Brevo übertragen.

Diese Website und die Anwendung werden über folgende Dienste betrieben:

• Vercel — Hosting und Bereitstellung der Anwendung (Ausführung in Frankfurt, fra1)
• Neon — PostgreSQL-Datenbank (AWS eu-central-1, Frankfurt)
• Vercel Blob — Verschlüsselte Dateispeicherung (Frankfurt, fra1)
• Clerk — Authentifizierung und Nutzerverwaltung. Clerk verarbeitet die Anmeldedaten in den Vereinigten Staaten und bietet keine Datenhaltung in der EU an; Grundlage der Übermittlung ist die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Patientendaten werden an Clerk nicht übermittelt
• Upstash — Zähler für die Ratenbegrenzung an sensiblen Schnittstellen (AWS eu-central-1, Frankfurt). Gespeichert werden ausschließlich pseudonymisierte Schlüssel und Zeitstempel: IP-Adressen und Kennungen werden vor der Übermittlung mit einem geheimen Schlüssel gehasht (HMAC-SHA-256). Keine Namen, keine Gesundheitsdaten und keine Nachrichteninhalte. Die Schlüssel laufen nach kurzer Zeit automatisch ab
• Sentry — Fehlerüberwachung. Anfragedaten, Zusatzangaben, Protokollspuren, Suchparameter in Adressen und die Werte fehlgeschlagener Datenbankabfragen werden vor dem Versand entfernt bzw. durch Platzhalter ersetzt
• PostHog — Nutzungsanalyse ohne Cookies, EU-Cloud in Frankfurt; ohne Patientendaten und ohne Patientenkennungen. Seitenadressen werden nur ohne Suchparameter übertragen, Kennungen in Adressen durch einen Platzhalter ersetzt

Eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort und Übermittlungsgrundlage enthält der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Personenbezogene Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln. Der Einsatz der Hoster erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch professionelle Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, www.datenschutz.rlp.de.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht, handeln nicht mit ihnen und übertragen sie nicht an Dritte. Dies gilt nicht für vertrauenswürdige Dritte, die uns bei der Durchführung unserer Website, der Abwicklung unseres Geschäftsbetriebs oder der Betreuung unserer Nutzer unterstützen, sofern diese Parteien zustimmen, diese Informationen vertraulich zu behandeln.

Wir verwenden während des Besuchs der Website das verbreitete TLS-Verfahren (Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schloss-Symbols in der Adressleiste Ihres Browsers.

Patientendaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung). Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht. Nutzer können eine vorzeitige Löschung ihres Kontos und aller damit verbundenen Daten beantragen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und der darüber angebotenen Leistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website abgerufen und ausgedruckt werden.