Question 1

Ist HeilpraxisOS ein Medizinprodukt?

Accepted Answer

Nein. HeilpraxisOS ist eine Praxisverwaltungs- und Dokumentationsplattform, kein Medizinprodukt und keine DiGA. Die KI stellt keine Diagnosen, empfiehlt keine Dosierungen und trifft keine Therapieentscheidungen — sie erstellt Entwürfe, die Sie prüfen und freigeben.

Question 2

Wo liegen meine Patientendaten?

Accepted Answer

In Frankfurt am Main: Datenbank und Dateiablage laufen in der EU-Region eu-central-1, verschlüsselt übertragen und nach Angabe der Anbieter verschlüsselt gespeichert. Die Mandantentrennung greift auf Datenbankebene; Änderungen, Exporte und Lesezugriffe auf Gesundheitsdaten landen im Audit-Log — wer, wann, was. Außerhalb der EU verarbeiten Clerk und Resend sowie — nur wenn die Praxis die Funktion einschaltet — Twilio, Anthropic und OpenAI; die Patientenakte selbst liegt in Frankfurt. Die vollständige Liste steht auf der Sicherheitsseite.

Question 3

Was passiert mit Daten, die an die KI gehen?

Accepted Answer

KI-Funktionen sind pro Praxis opt-in und lassen sich komplett abschalten. Jede KI-Funktion mit Patientenbezug ersetzt Vor- und Nachnamen der Patientin bzw. des Patienten vor der Übertragung durch einen Platzhalter, auch in Freitexten, und entfernt dort E-Mail-Adressen, Telefonnummern und als solche gekennzeichnete Geburtsdaten; der Name wird erst nach der Antwort in HeilpraxisOS wieder eingesetzt. Nicht erkannt werden Spitznamen, abweichende Schreibweisen und andere Angaben zur Person, etwa Namen von Angehörigen oder Ärztinnen und Ärzten — in Freitexte gehört nur, was für die Funktion nötig ist. KI-Protokolle speichern keinen generierten Volltext. Welche Anbieter eingebunden sind, steht offen in der Datenschutzerklärung.

Question 4

Wie viele KI-Aufrufe sind enthalten?

Accepted Answer

Im Praxis KI-Tarif sind 300 KI-Aufrufe pro Monat enthalten — ein Aufruf ist eine Anamnese-Zusammenfassung, ein Dokumentationsentwurf, ein Bericht oder ein Plausibilitätscheck. Im Plus-Tarif sind es 1000 Aufrufe. Die Gesprächsdokumentation (300 bzw. 1000 Minuten im Monat) ist in Vorbereitung und wird freigeschaltet, sobald die Transkription in der EU bereitsteht. Den Verbrauch sehen Sie jederzeit unter Einstellungen → Abonnement.

Question 5

Kann ich meine bestehenden Patienten übernehmen?

Accepted Answer

Ja, und zwar in jedem Tarif — auch im kostenlosen. Der Import erkennt die Spalten gängiger Altsystem-Exporte automatisch, prüft auf Dubletten und zeigt einen Erkennungsbericht, bevor etwas übernommen wird. Die Einrichtung kostet nichts extra. Ihre Daten gehören Ihnen: Export als CSV und DATEV-Format ist jederzeit möglich, ebenso die vollständige Löschung nach Art. 17 DSGVO.

Question 6

Was kostet der Einstieg wirklich?

Accepted Answer

Null. Der Frei-Tarif ist dauerhaft kostenlos und deckt bis 40 Patienten und 10 Rechnungen im Monat ab, inklusive Terminen, Dokumentation, GebüH-Rechnungen, Online-Buchung und Datenübernahme. Bezahlte Tarife testen Sie 14 Tage auf Praxis KI-Niveau, ohne Karte.

Question 7

Gibt es ein Angebot für den Start?

Accepted Answer

Ja. Mit dem Code PILOT2026 erhalten Sie 6 Monate 50 % Rabatt auf jeden Tarif. Das Kontingent ist begrenzt. Den Code geben Sie beim Wechsel in einen bezahlten Tarif im Bezahlvorgang ein. Einrichtung und Datenübernahme sind ohnehin kostenfrei.

Question 8

Wie viele Personen können mitarbeiten?

Accepted Answer

Jeder Tarif enthält eine Behandlerin oder einen Behandler. Jede weitere Person mit Behandlerrolle kostet 25 € im Monat im Praxis-Tarif, 35 € im Praxis KI-Tarif und 45 € im Plus-Tarif. Mitarbeitende ohne Behandlerrolle — Assistenz, Abrechnung, Nur-Lesen — sind im Praxis-Tarif zu zweit enthalten, ab Praxis KI unbegrenzt. Die Inhaberin oder der Inhaber zählt als Behandlerin oder Behandler mit.

Question 9

Wie lange bin ich gebunden?

Accepted Answer

Bei monatlicher Zahlung ist jeder Tarif monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung zum Ende des Jahres. Tarifwechsel und Kündigung erledigen Sie selbst unter Einstellungen → Abonnement im Kundenportal, ohne Anruf und ohne Formular.

Question 10

Was passiert nach der Testphase?

Accepted Answer

Nach 14 Tagen fällt Ihre Praxis automatisch in den Frei-Tarif zurück, wenn Sie nichts tun. Es entstehen keine Kosten, nichts wird gelöscht. Was Sie angelegt haben, bleibt erhalten, lesbar, druck- und exportierbar — gesperrt ist nur das Anlegen neuer Einträge in Funktionen oberhalb des kostenlosen Tarifs. Im Frei-Tarif gelten dann wieder die Grenzen: bis 40 aktive Patienten, 10 Rechnungen und 100 E-Mails im Monat sowie 500 MB Speicher.

Question 11

Wie lange dauert die Einrichtung?

Accepted Answer

Ein Assistent mit acht Schritten legt Praxisdaten, Arbeitszeiten, Terminarten und Rechnungsnummern an. Auf Wunsch starten Sie mit Demo-Daten, die Sie später mit einem Klick entfernen.

Question 12

Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Accepted Answer

Ja, und Sie bekommen ihn: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird mit der Registrierung geschlossen; die aktuelle Fassung steht unter heilpraxisos.de/avv. Welche Dienstleister wir einsetzen und wo sie verarbeiten, listen wir auf der Sicherheitsseite vollständig auf.

Merkmal	Typische Praxissoftware	HeilpraxisOS
Einstiegspreis	17–39 € monatlich	0 €, Praxis 39 €
Weitere Behandler	je Behandler ein voller Tarifpreis	+25/35/45 € im Monat je weiterem Behandler, je nach Tarif
KI-Assistenz	Aufpreis oder nutzungsbasiert	inklusive ab Praxis KI
Kostenloser Tarif	selten, meist nur Testphase	dauerhaft, 40 Patienten
Erstattungs-Check	nicht vorhanden	Prüfung vor dem Versand
Hygiene-Nachweisführung	höchstens PDF-Generator	Begehungsmappe mit Fristen
Steuerübersicht	Export an die Steuerberatung	§ 19 und § 4 Nr. 14 UStG getrennt
Bewertungsbitte	manuell oder Zusatzdienst	automatisch nach dem Termin, ohne Gegenleistung
Therapiepakete	nicht vorhanden	10er-Karten mit Einzelnachweis
Hosting	meist Deutschland	Frankfurt, EU
Datenübernahme	Anbieter importiert	Selbst-Import mit Spaltenerkennung

Mehr Zeit für Behandlung.
Weniger Chaos in der Praxis.

Für Praxen, die abends den Kopf frei haben wollen.

Dokumentation, die abends fertig ist

Rechnungen ohne GebüH-Suche

Datenschutz, der nachweisbar ist

Alles, was eine Praxis braucht.
Nichts, was sie ausbremst.

Patientenakte

Kalender mit Erinnerungen

Behandlungsdokumentation

GebüH-Rechnung mit PDF

Erstattungs-Check vor dem Versand

Steuerübersicht

Therapiepakete und 10er-Karten

Hygieneplan und Begehungsmappe

Bewertungsbitte nach dem Termin

No-Show-Paket

Gesprächsdokumentation

Fortbildungs-Stundennachweis

KI, die zuarbeitet.
Nicht vorschreibt.

Anamnese-Zusammenfassung

Dokumentations- und Berichtsentwurf

Plausibilitätscheck

KI mit klaren Grenzen

Nachweisbar sicher,
nicht nur behauptet.

Verschlüsselt, europäisch gehostet

Mandantentrennung im Kern

Fünf Rollen, feingranular

Art. 17 & 20 mit Augenmaß

Ehrliche Preise.
Einstieg bei null.

Kommt eine Rechnung wegen eines Formfehlers zurück, den der Erstattungs-Check hätte finden müssen, ist der Monat frei.

6 Monate 50 % Rabatt auf jeden Tarif.

Was üblich ist.
Und was hier gilt.

Häufige Fragen

Ihre Praxis in fünf Minuten
eingerichtet.

Mehr Zeit für Behandlung.Weniger Chaos in der Praxis.