Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „HeilpraxisOS“ zwischen der Coding Brothers UG (haftungsbeschränkt), Ottstr. 9, 76744 Wörth am Rhein, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Landau unter HRB 34581 (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker sowie vergleichbare Gesundheitsberufe. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

Der Anbieter stellt dem Kunden HeilpraxisOS über das Internet zur Nutzung bereit. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif gemäß der Preisübersicht auf der Website. Die Software umfasst insbesondere Patientenverwaltung, Terminplanung, Behandlungsdokumentation, Rechnungsstellung, ein Patientenportal sowie KI-gestützte Assistenzfunktionen.

Klarstellung: HeilpraxisOS ist ein Verwaltungs- und Dokumentationswerkzeug. Es ist kein Medizinprodukt, keine Digitale Gesundheitsanwendung (DiGA) und kein Diagnosesystem. KI-Ausgaben sind stets unverbindliche Entwürfe zur fachlichen Prüfung; sämtliche fachlichen und therapeutischen Entscheidungen trifft ausschließlich der Kunde.

Der Anbieter entwickelt die Software fortlaufend weiter. Funktionen können ergänzt, verändert oder ersetzt werden, solange der vertraglich geschuldete Kernnutzen des gebuchten Tarifs erhalten bleibt.

Der Vertrag kommt mit der Registrierung und Anlage einer Praxis im kostenlosen Tarif zustande. Für kostenpflichtige Tarife kommt der Vertrag mit Abschluss des Bestellvorgangs im Bezahlprozess zustande.

Neue Praxen nutzen die Plattform 14 Tage im Umfang des Tarifs Praxis KI, ohne Angabe eines Zahlungsmittels (Testphase). Wird in dieser Zeit kein kostenpflichtiger Tarif gebucht, wechselt die Praxis automatisch in den kostenlosen Tarif; Kosten entstehen dadurch nicht. Der kostenlose Tarif ist zeitlich unbegrenzt nutzbar, jedoch im Funktions- und Datenumfang beschränkt. Nach Ablauf der Testphase bleiben bereits erfasste Daten vollständig lesbar und bearbeitbar; begrenzt ist allein das Anlegen weiterer Datensätze.

Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Website angegebenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Zahlungsintervall monatlich oder jährlich im Voraus. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. Der Kunde stellt sicher, dass das hinterlegte Zahlungsmittel gedeckt ist. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt.

Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung sperren, bis der offene Betrag ausgeglichen ist. Der Anspruch auf die Vergütung bleibt hiervon unberührt.

Preisanpassungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Anpassung als angenommen; im Fall des Widerspruchs endet der Vertrag zum Wirksamkeitszeitpunkt.

Für Rechnungen, die mit dem Erstattungs-Check der Anwendung geprüft und anschließend unverändert versendet wurden, gilt: Wird eine solche Rechnung von einem privaten Krankenversicherer oder Zusatzversicherer allein wegen eines Formfehlers beanstandet, den der Erstattungs-Check nach seinem zum Prüfzeitpunkt geltenden Regelwerk hätte erkennen müssen, erstattet der Anbieter das Entgelt des betreffenden Abrechnungsmonats.

Die Zusage setzt voraus, dass die Prüfung vor dem Versand in der Anwendung durchgeführt wurde und das Prüfprotokoll zu dieser Rechnung vorliegt, dass die Rechnung nach der Prüfung nicht mehr geändert wurde und dass etwaige vom Erstattungs-Check gemeldete Beanstandungen vor dem Versand behoben wurden.

Nicht erfasst sind insbesondere inhaltliche Beanstandungen der Behandlung, eine fehlende oder eingeschränkte Leistungszusage des Versicherers, Tarifausschlüsse oder Selbstbehalte der versicherten Person sowie Beanstandungen, die auf Angaben beruhen, die der Anwendung nicht vorlagen.

Der Kunde meldet den Fall über die betreffende Rechnung in der Anwendung und legt die Rückmeldung des Versicherers vor. Der Anbieter prüft die Meldung gegen das Prüfprotokoll und teilt das Ergebnis innerhalb von fünf Werktagen mit. Die Erstattung ist je Abrechnungsmonat auf das Entgelt dieses Monats begrenzt; weitergehende Ansprüche bleiben unberührt.

Abonnements haben bei monatlicher Zahlung eine Laufzeit von einem Monat, bei jährlicher Zahlung von zwölf Monaten, und verlängern sich automatisch um jeweils dieselbe Laufzeit, sofern sie nicht bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden.

Die Kündigung ist jederzeit ohne Angabe von Gründen im Kundenkonto möglich (Einstellungen → Abonnement). Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

Der Kunde kann die Löschung seines Kontos und sämtlicher Praxisdaten jederzeit selbst beantragen. Die Löschung wird 30 Tage nach dem Antrag ausgeführt; bis dahin ist das Konto nur lesbar, Exporte bleiben möglich, und der Antrag kann zurückgenommen werden. Mit der Löschung endet der Vertrag. Bereits gezahlte Entgelte für die laufende Abrechnungsperiode werden nicht anteilig erstattet.

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm verarbeiteten Daten verantwortlich, insbesondere für das Vorliegen erforderlicher Einwilligungen seiner Patientinnen und Patienten sowie für die Einhaltung seiner Berufs-, Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Jeder Nutzer erhält ein eigenes Benutzerkonto. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über einen Missbrauchsverdacht.

Der Kunde unterlässt Handlungen, die den Betrieb der Plattform beeinträchtigen, insbesondere automatisierte Massenabfragen, Umgehung von Zugriffsbeschränkungen und das Einspielen schadhafter Inhalte.

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel an, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (insbesondere höhere Gewalt, Ausfälle von Vorleistern und Netzbetreibern).

Support erfolgt per E-Mail an info@codingbrothers.de zu üblichen Geschäftszeiten. Im Tarif Plus erfolgt die Bearbeitung vorrangig.

Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die von ihm in HeilpraxisOS verarbeiteten personenbezogenen Daten. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) wird mit Vertragsschluss geschlossen und dem Kunden auf Anforderung in Textform zur Verfügung gestellt. Einzelheiten zur Verarbeitung, zu eingesetzten Unterauftragsverarbeitern und zu technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und der Sicherheitsübersicht.

Sämtliche vom Kunden eingestellten Daten bleiben dessen Eigentum. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte über die zur Vertragserfüllung erforderliche Nutzung hinaus.

Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Exportfunktionen der Plattform in maschinenlesbarer Form abrufen. Nach Vertragsende stehen die Daten für 30 Tage zum Export bereit; danach werden sie gelöscht. Beantragt der Kunde die Löschung seines Kontos selbst, wird sie 30 Tage nach dem Antrag ausgeführt; bis dahin kann er den Antrag zurücknehmen und seine Daten exportieren.

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen. Eine Vervielfältigung, Bearbeitung, Weitervermietung oder Unterlizenzierung ist nicht gestattet.

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf das vom Kunden in den letzten zwölf Monaten gezahlte Entgelt.

Der Anbieter haftet nicht für fachliche oder therapeutische Entscheidungen des Kunden, für die Richtigkeit von KI-Entwürfen oder für die Erfüllung der Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten des Kunden. Der Kunde bleibt verpflichtet, Ausgaben der Plattform vor Verwendung fachlich zu prüfen.

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder an Weiterentwicklungen der Plattform erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.

Der Anbieter ist weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.