Der Anlass ist fast immer derselbe: ein Brief, in dem jemand Einsicht in die Akte verlangt — die Patientin selbst, ein Anwalt, ein Erbe. In diesem Moment zeigt sich, ob die Dokumentation trägt. Dieser Beitrag geht durch, was das Gesetz verlangt, wie lange aufbewahrt wird und was bei einer Einsichtnahme zu tun ist. Rechtsstand: 24. September 2026.
Was das Gesetz verlangt
Maßgeblich ist § 630f BGB, in der seit dem 6. Februar 2026 geltenden Fassung. Der Gesetzgeber hat den Begriff „Patientenakte" dabei durch „Behandlungsakte" ersetzt; wer ältere Vorlagen verwendet, findet dort noch den alten Wortlaut.
Abs. 1 Satz 1: „Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch zu führen." „In unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang" heißt: während oder direkt nach der Behandlung, nicht am Wochenende für die ganze Woche.
Abs. 2 zählt auf, was hineingehört: „sämtliche aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse", insbesondere Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Die letzten beiden werden am häufigsten vergessen — und sind im Streitfall die wichtigsten.
Gilt das überhaupt für Heilpraktiker?
Ja. § 630a Abs. 1 BGB knüpft nicht an eine Approbation an, sondern an denjenigen, „welcher die medizinische Behandlung eines Patienten zusagt". Die Gesetzesbegründung zum Patientenrechtegesetz (BT-Drs. 17/10488) erstreckt den Behandlungsvertrag ausdrücklich auch auf Heilpraktiker, Hebammen, Physiotherapeuten und vergleichbare Behandler. Die §§ 630a bis 630h BGB gelten seit dem 26. Februar 2013.
Änderungen dürfen sein — aber sie müssen sichtbar bleiben
§ 630f Abs. 1 Satz 2 BGB: „Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Behandlungsakte sind nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind." Satz 3 stellt klar: „Dies ist auch für elektronisch geführte Behandlungsakten sicherzustellen."
Das ist die Norm, an der viele Dokumentationssysteme scheitern. Ein Feld einfach zu überschreiben und ein Änderungsdatum zu speichern genügt nicht — verlangt wird, dass der ursprüngliche Inhalt daneben erkennbar bleibt. Wer in Papier dokumentiert, streicht einzeln durch, statt zu übermalen oder Tipp-Ex zu benutzen.
Was passiert, wenn nichts dokumentiert ist
§ 630h Abs. 3 BGB: Wer „eine medizinisch gebotene wesentliche Maßnahme und ihr Ergebnis entgegen § 630f Absatz 1 oder Absatz 2 nicht in der Behandlungsakte aufgezeichnet" oder die Akte entgegen Abs. 3 nicht aufbewahrt hat, gegen den „wird vermutet, dass er diese Maßnahme nicht getroffen hat".
Das ist präziser, als es meist wiedergegeben wird: Es ist keine volle Beweislastumkehr für einen Behandlungsfehler, sondern eine widerlegliche Vermutung, dass die Maßnahme unterblieben ist. Praktisch reicht das aber, um einen Haftungsprozess zu verlieren — wer eine Aufklärung nicht dokumentiert hat, hat sie im Zweifel nicht erbracht.
Ein Bußgeldtatbestand für Dokumentationsmängel existiert im BGB nicht. Die Sanktion ist zivilrechtlich und trifft genau dann, wenn es teuer wird.
Zehn Jahre — und die anderen Fristen
§ 630f Abs. 3 BGB: „Der Behandelnde hat die Behandlungsakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen."
Daneben laufen die steuerlichen Fristen des § 147 Abs. 3 AO — mit anderem Fristbeginn (Schluss des Kalenderjahrs, § 147 Abs. 4 AO) und für andere Unterlagen:
- zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse,
- acht Jahre für Buchungsbelege, also auch für Rechnungen und Kontoauszüge,
- sechs Jahre für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe.
Die Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre brachte das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024; sie gilt seit dem 1. Januar 2025 und nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO auch für Altbestände, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief.
Ein verbreiteter Irrtum betrifft § 257 HGB: Die Norm beginnt mit „Jeder Kaufmann" und gilt damit für den freiberuflichen Heilpraktiker nicht. Für ihn zählt allein § 147 AO. Wer eine Frist aus einer Kaufmannsvorschrift ableitet, rechnet mit der falschen Norm.
Und: Behandlungsakte und Buchungsbeleg sind zwei Dinge. Die Rechnung darf nach acht Jahren weg, die Behandlungsdokumentation desselben Falls noch lange nicht.
Einsicht, Kopie und die Frist dafür
§ 630g Abs. 1 BGB, ebenfalls in der Fassung vom 6. Februar 2026: „Dem Patienten ist auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Behandlungsakte zu gewähren. … Der Patient kann auch Abschriften von der Behandlungsakte, einschließlich elektronischer Abschriften, verlangen. Die erste Abschrift wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt."
Das ist neu und räumt einen jahrelangen Konflikt aus: Bis Anfang 2026 sah § 630g BGB Abschriften „gegen Erstattung der Kosten" vor, während der Europäische Gerichtshof mit Urteil vom 26. Oktober 2023 (Rechtssache C-307/22) entschieden hatte, dass die erste Kopie nach Art. 15 Abs. 3 in Verbindung mit Art. 12 Abs. 5 DSGVO unentgeltlich ist — und zwar auch dann, wenn der Patient sie zur Prüfung von Haftungsansprüchen verlangt und keine Begründung angibt.
Zwei Wege bestehen weiter nebeneinander: § 630g BGB verlangt „unverzüglich", nennt also keine Zahl; der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO ist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb eines Monats zu erfüllen, verlängerbar um zwei Monate bei Komplexität. Wer sich an der kürzeren Vorgabe orientiert, macht nichts falsch.
Die Einsicht darf nach § 630g Abs. 2 BGB nur verweigert werden, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen — und die Ablehnung ist zu begründen. Praktisch heißt das: Interne Notizen über Dritte werden geschwärzt, nicht die ganze Akte zurückgehalten.
Elektronisch dokumentieren ist ausdrücklich erlaubt
§ 630f Abs. 1 Satz 1 BGB nennt „Papierform oder elektronisch" gleichrangig. Eine Papierakte daneben ist nicht nötig. Bedingung ist allein die Nachvollziehbarkeit von Änderungen nach Satz 2 und 3.
Davon zu trennen sind die GoBD — die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher, zuletzt im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der ab 1. April 2024 geltenden Fassung. Sie sind Steuerrecht und betreffen Einnahmen, Rechnungen und Kassenführung, nicht die medizinische Dokumentation. Die Anforderungen ähneln sich, die Regime sind getrennt — mit getrennten Fristen.
So hilft HeilpraxisOS
Die Behandlungsdokumentation in HeilpraxisOS führt acht strukturierte Felder von den subjektiven Angaben bis zu den Vereinbarungen, kennt einen Entwurfs- und einen Finalisierungsstand und hält Einwilligungen in derselben Akte wie Termine, Befunde und Rechnungen. Das Audit-Log protokolliert jede kritische Aktion mit Zeitpunkt und Nutzer. Kommt ein Einsichtsverlangen, erzeugt der DSGVO-Export die vollständigen Daten einer Patientin als Datei; die Löschung nach Art. 17 DSGVO greift über alle Tabellen samt hochgeladener Dateien und wird protokolliert.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie im Einzelfall, ob für einzelne Unterlagen längere Fristen gelten, und klären Sie steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung.