Praxissoftware wechseln ohne Datenverlust

Die Angst vor dem Datenverlust ist der häufigste Grund, warum Praxen bei einer Software bleiben, mit der sie unzufrieden sind. Dabei ist ein Wechsel mit etwas Vorbereitung gut beherrschbar. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf, der sich bewährt hat — vom Export aus dem Altsystem über den Trockenlauf bis zum Stichtag — und die Punkte, an denen es typischerweise hakt.

Vorher klären: Was muss mit, was darf bleiben?

Nicht alles, was im Altsystem liegt, muss in die neue Software. Unterscheiden Sie drei Gruppen:

• Aktive Daten, mit denen Sie täglich arbeiten: Patientenstammdaten, laufende Behandlungen, offene Rechnungen, künftige Termine. Sie müssen vollständig und korrekt migriert werden.
• Historische Daten, die Sie aufbewahren, aber selten anfassen: abgeschlossene Behandlungsdokumentation, bezahlte Rechnungen vergangener Jahre. Sie müssen erhalten bleiben, aber nicht zwingend im neuen System liegen.
• Ballast: Karteileichen, doppelte Einträge, Testdaten, Patienten ohne jeden Kontakt seit über zehn Jahren. Der Wechsel ist der beste Moment, sich davon zu trennen — im Rahmen der Aufbewahrungspflichten.

Machen Sie eine Liste, welche Datenarten das Altsystem enthält, und entscheiden Sie je Art: migrieren, archivieren oder löschen.

Aufbewahrungspflichten für Altdaten

Bevor Sie etwas löschen oder das Altsystem kündigen, zählen die Fristen. Nach unserer Kenntnis (Stand September 2026) gelten für Heilpraktikerpraxen im Wesentlichen:

• Behandlungsdokumentation: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB), soweit nicht andere Vorschriften längere Fristen vorsehen. Bei Haftungsfragen kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
• Rechnungen und Buchungsbelege: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre. Rechnungen zählen als Buchungsbelege.
• Einwilligungen nach DSGVO: so lange, wie Sie die Verarbeitung nachweisen müssen — praktisch mindestens so lange wie die zugehörigen Daten.

Das heißt für den Wechsel: Historische Behandlungsdokumentation muss zehn Jahre lesbar bleiben. Entweder Sie migrieren sie ins neue System, oder Sie exportieren sie in ein dauerhaft lesbares Format — PDF je Patient hat sich bewährt — und archivieren sie verschlüsselt. Das Altsystem einfach abschalten und hoffen, dass niemand fragt, ist keine Option.

Schritt 1: Export aus dem Altsystem

Fast jede Praxissoftware kann Patientenstammdaten als CSV- oder Excel-Datei exportieren; bei manchen ist die Funktion versteckt oder muss beim Support angefragt werden. Prüfen Sie den Export auf drei Dinge, bevor Sie weitermachen:

• Vollständigkeit: Stimmt die Zeilenzahl mit der Patientenzahl im Altsystem überein? Fehlen archivierte Patienten?
• Zeichensatz: Umlaute und ß müssen korrekt sein. Erscheint „Müller" statt „Müller", ist die Datei in einer anderen Kodierung gespeichert als erwartet — meist lässt sich das beim Export auf UTF-8 umstellen.
• Datumsformat: Geburtsdaten sollten einheitlich sein, etwa 03.07.1968 oder 1968-07-03. Ein Mix aus beiden Formaten führt beim Import zu vertauschten Tagen und Monaten.

Exportieren Sie getrennt, was getrennt vorliegt: Stammdaten, Termine, Rechnungen, Dokumente. Ein Export pro Datenart ist leichter zu prüfen als eine Riesendatei.

Schritt 2: Spalten verstehen und zuordnen

Jedes System benennt seine Felder anders. „Name" kann Nachname oder vollständiger Name sein; „Geb." ist das Geburtsdatum; „Tel. 2" mag die Mobilnummer sein. Öffnen Sie die Datei und gehen Sie Spalte für Spalte durch:

• Welche Spalte enthält welche Information?
• Gibt es Spalten, die zusammengezogen oder getrennt werden müssen — etwa „Müller, Anna" in einer Spalte?
• Welche Spalten sind leer oder enthalten nur Altsystem-Interna (interne IDs, Flags)?
• Wie sind Versicherungsart, Anrede und Status kodiert — als Klartext, als Kürzel, als Zahl?

Ein gutes Importwerkzeug erkennt gängige Spaltennamen automatisch und lässt Sie den Rest zuordnen. Verlassen Sie sich trotzdem nicht blind darauf: Prüfen Sie die Zuordnung bei fünf zufälligen Patienten im Original.

Schritt 3: Der Trockenlauf

Importieren Sie nie direkt. Ein Trockenlauf prüft die Datei, ohne etwas anzulegen, und liefert einen Bericht: Wie viele Zeilen würden importiert, wie viele übersprungen, welche Fehler treten auf. Typische Befunde:

• Zeilen ohne Nachnamen oder Geburtsdatum,
• ungültige E-Mail-Adressen oder Telefonnummern mit Buchstaben,
• Geburtsdaten in der Zukunft oder vor 1900,
• Werte, die in kein Feld passen, weil die Spalte falsch zugeordnet wurde.

Korrigieren Sie die Datei, nicht das Ergebnis. Dann Trockenlauf wiederholen, bis der Bericht sauber ist. Erst danach folgt der echte Import.

Schritt 4: Dubletten erkennen

Doppelte Patienten sind das häufigste Erbe eines Altsystems: einmal als „Anna Müller", einmal als „Müller, Anna", einmal mit Tippfehler. Beim Import sollten Dubletten anhand von Nachname, Vorname und Geburtsdatum erkannt und Ihnen zur Entscheidung vorgelegt werden — zusammenführen, überspringen oder bewusst beide anlegen (bei Zwillingen kommt das vor). Wer die Dubletten vor dem Import im Altsystem bereinigt, hat es leichter, aber ein guter Dublettencheck im Import fängt den Rest ab.

Schritt 5: Stichtag und Parallelbetrieb

Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem ausschließlich im neuen System gearbeitet wird — idealerweise ein Monatsanfang, damit Rechnungsnummern und Abrechnung sauber getrennt sind. Vor dem Stichtag:

• Alle offenen Rechnungen im Altsystem abschließen oder als offene Posten ins neue System übernehmen.
• Termine ab dem Stichtag im neuen System anlegen; das Altsystem enthält nur noch Termine davor.
• Rechnungsnummernkreis im neuen System so beginnen, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
• Das Team an einem Nachmittag durch das neue System führen, mit echten Aufgaben statt Folien.

Ein kurzer Parallelbetrieb von zwei bis vier Wochen ist sinnvoll, aber nur lesend im Altsystem: Es wird nichts mehr dort eingegeben. Doppelte Eingabe in beide Systeme ist der sicherste Weg, beide Datenbestände zu verderben.

Nach dem Wechsel

Prüfen Sie nach zwei Wochen: Gibt es Patienten, die im neuen System fehlen? Stimmen die offenen Posten? Sind alle Termine da? Erst wenn das bestätigt ist, kündigen Sie das Altsystem — mit schriftlicher Löschbestätigung des Anbieters und einem letzten vollständigen Export, den Sie verschlüsselt archivieren.

So hilft HeilpraxisOS

Die Wechselhilfe in HeilpraxisOS erkennt die Spalten gängiger Exporte automatisch, zeigt Ihnen die Zuordnung zur Prüfung, führt einen Trockenlauf mit Erkennungsbericht durch und legt Dubletten zur Entscheidung vor, bevor etwas angelegt wird. Der Import lässt sich beliebig oft wiederholen. Und wenn Sie später einmal weiterziehen: Der Export nach Art. 20 DSGVO gibt Ihnen jederzeit alle Daten eines Patienten maschinenlesbar heraus.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen für Ihre Praxis klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Berufsverband.